Mantener el negocio en marcha desde casa: herramientas y mejores prácticas

Con la pandemia causada por el Covid-19, la mayoría de las empresas se han visto obligadas a cambiar su paradigma actual y a adaptarse a una nueva realidad. La era digital, en la que las personas pueden trabajar juntas a pesar de estar físicamente separadas, ha llegado antes de lo esperado y sin previo aviso. Sin tiempo para realizar cambios, ¿cómo pueden las empresas asegurarse de que este cambio de paradigma se haga sin problemas y sin perder la calidad y la motivación del equipo?

Gestión diaria a distancia

Los líderes de los equipos se enfrentan a los desafíos de gestionar equipos en teletrabajo, algunos de ellos por primera vez. Con los equipos descentralizados, es más difícil seguir el plan de trabajo de cada uno, puede surgir alguna desviación debido a la reducción de la comunicación y los miembros del equipo tenderán a trabajar más individualmente. Para hacer frente a estas dificultades, y dado que los equipos tienen menos oportunidades espontáneas de compartir su trabajo y solucionar problemas, es fundamental crear momentos de comunicación y compartir resultados de los equipos.

Actualmente el 71% de los directivos consideran que las reuniones son poco productivas, por lo que es importante reflexionar sobre el contenido que se abordará con los equipos. Una reunión diaria con una agenda estructurada que incluya el plan de trabajo, los indicadores de rendimiento y el ciclo de mejora ayudará a gestionar más detalladamente el trabajo en ejecución, así como la motivación y la energía de los equipos. Herramientas como Microsoft Teams, Miró o Trello (que pueden integrarse en Teams) son de una gran ayuda para que los líderes construyan sus cuadros digitales y gestionen las reuniones de forma remota. Para aquellos que prefieran utilizar las herramientas que ya tenían, estos elementos de reunión pueden ser creados en Excel o Powerpoint, con el líder del equipo compartiendo su pantalla. Independientemente de la herramienta utilizada, los líderes deben compartir la agenda de la reunión y alentar a los miembros del equipo para que intervengan de manera organizada, creando una dinámica y haciendo que todos participen.

Ejemplo Cuadro Virtual de Equipo

Gestión de proyectos a distancia

Las empresas necesitan mejorar continuamente para seguir siendo competitivas y fortalecer su posición en el mercado. Por consiguiente, es necesario aplicar procesos sólidos de gestión de proyectos para asegurar que esas implementaciones sean eficientes. Sin embargo, el 41% de las empresas siguen sin utilizar las prácticas estándar de gestión de proyectos, lo que significa que el 69% de los proyectos gastan demasiado presupuesto y el otro 49% no obtiene los beneficios esperados. ¿Cómo pueden los equipos ser productivos en la entrega remota de estos proyectos?

Para implementar iniciativas de mejora, normalmente es necesario ir al Gemba y presenciar los problemas a medida que se producen. Como esto no es posible a distancia, debería ser una prioridad para el gestor del proyecto reunir todos los datos disponibles para apoyar la toma de decisiones. Durante las sesiones del workshop, para mantener al equipo centrado y motivado, la creación de cuadros visuales con las herramientas digitales disponibles puede ayudar a asegurar que el proyecto siga un enfoque estructurado. Dar el control de la pantalla a todos los participantes, para que puedan interactuar como lo harían en un workshop físico, debería promover la dinámica y el enfoque. Para ayudar a compartir las ideas, puede ser más fácil diseñar que explicar verbalmente, y esto se puede hacer utilizando diferentes aplicaciones de diseño como el autodraw o el sketchpad.  Los equipos también pueden aprovechar los planes de trabajo virtuales para asignar tareas a seguir en el próximo workshop.

Ejemplo framework estructurado para workshops y herramienta de apoyo visual

Para gestionar las diferentes iniciativas en ejecución, una Mission Control con los líderes puede ayudar a mantener el impulso. La Mission Control debe presentar una agenda estructurada, el estado de cada iniciativa con el indicador de rendimiento asociado, un Last Planner para gestionar las acciones para las próximas tres o cuatro semanas, y un ciclo de mejora. Estas reuniones se deben realizar una vez a la semana, y cada líder debe preparar los principales desarrollos y desafíos para compartir. Al compartir el progreso de los proyectos, la empresa se asegurará de que todos los equipos se muevan en la misma dirección y permitirá a los líderes de los proyectos aprender de las implementaciones de los demás.

Ejemplo de Mission Control Room virtual

Gestión de la transición

A lo largo de una crisis, las empresas deben ajustarse y cambiar casi todos los días en respuesta a los nuevos acontecimientos en diferentes áreas, desde el gobierno hasta los clientes. Así pues, los directivos deben monitorizar y ser proactivos con las noticias diarias y mantener proactivamente las relaciones con los proveedores y clientes mediante la aplicación de medidas preventivas. Sin embargo, la gestión de todas las fuentes de información y, al mismo tiempo, la posibilidad de dirigirse a todos los interesados que la afectan es una misión compleja.

La creación de un espacio digital -Crisis War Room-, adaptado a las necesidades de los directivos, ayudará a gestionar la transición en todos los frentes. Este espacio debe dividirse en 4 bloques: Comunicación y Personal, Operaciones, Finanzas y Proyectos. En el bloque de Comunicación y personal deben incluirse las leyes y reglamentos que a considerar y un rastreador para el personal en teletrabajo, en el Gemba o que no esté disponible. El bloque de operaciones debe incluir el estado de las operaciones de los proveedores y clientes y su impacto en los pedidos en ejecución, así como el estado de las operaciones internas. Para vigilar de cerca el impacto financiero, los ingresos deben ser monitoreados y comparados con el presupuesto y el nuevo presupuesto (después de la crisis). El control de la liquidez y de costes debe vigilarse en según una zona de peligro y un valor crítico para ayudar a poner en marcha los planes de emergencia. Por último, debe incluirse en los proyectos un resumen de la Mission Control para mantener una actualización del estado del proyecto y las acciones necesarias.

Estructura de sala para gestión de crisis

Una fuerte cultura empresarial de estandarización y mejora puede ser una ventaja en situaciones difíciles. La formación de los colaboradores en competencias que aumenten la productividad de sus equipos y optimicen la ejecución de los proyectos debería ser una prioridad a fin de reducir al mínimo los efectos de los cambios imprevistos en el entorno de trabajo. Dado que los líderes y los equipos necesitan más orientación cuando la empresa se encuentra con dificultades, si las operaciones diarias se desarrollan con un enfoque orientado a los procesos, los directivos pueden dedicar más tiempo a abordar las principales cuestiones.

Fuente: Kaizen Institute Blog