Gemba: El corazón del Lean Management

En el entorno empresarial actual, buscar eficiencia y mejora continua es esencial para mantenerse competitivo y cumplir con las crecientes expectativas de los clientes. El Lean Management juega un papel crucial en esta búsqueda de excelencia. Un concepto clave en este enfoque es Gemba, el lugar donde realmente ocurre el trabajo.

Este artículo explora el concepto de Gemba y cómo la práctica de «ir al Gemba», junto con las filosofías Kaizen y Lean Six Sigma, puede potenciar el rendimiento empresarial. Este enfoque ofrece una visión más clara y detallada de los procesos operativos, facilita la identificación de ineficiencias y permite la implementación de soluciones efectivas.

Significado y Orígenes de Gemba

El término “Gemba” tiene origen japonés y significa «el lugar real» o «el lugar donde suceden las cosas». En el contexto del Lean Management, Gemba se refiere al lugar de trabajo donde se crea valor, ya sea la planta de la fábrica, el espacio donde se prestan los servicios, o cualquier área donde se realiza el trabajo operativo. La idea central es que, para realmente comprender y mejorar los procesos, los equipos de gestión y los líderes deben ir al Gemba, observar el trabajo y las interacciones que allí ocurren.

El concepto de Gemba es fundamental en el Sistema de Producción de Toyota (TPS), que es el origen del Lean Manufacturing y fue popularizado por Taiichi Ohno, considerado el padre del TPS. Ohno defendía que la verdadera comprensión de los procesos de trabajo sólo puede obtenerse yendo al Gemba, observando y hablando con los trabajadores, identificando desperdicios y buscando oportunidades de mejora.

En Lean Management, el Gemba no es solo un lugar físico, sino un pilar de la filosofía de gestión. La práctica de ir al Gemba se considera esencial para un liderazgo eficaz, permitiendo que los líderes de la empresa vean por sí mismos cómo se está ejecutando el trabajo y qué se puede mejorar. Este contacto directo ayuda a crear un puente de comprensión  entre la gestión y las operaciones, reforzando el compromiso con la mejora continua.

¿Qué es un Gemba Walk?

Los Gemba Walks representan una práctica esencial en el contexto de las metodologías Kaizen y Lean, donde líderes y gestores se desplazan al lugar de trabajo, o Gemba, para observar y comprender la realidad operacional. Esta proximidad al terreno permite una percepción directa de los procesos, problemas y potenciales mejoras.

Para garantizar la eficacia y la coherencia de los Gemba Walks, estos siguen rutas predefinidas. De este modo se garantiza que todas las áreas sean observadas y que las normas de verificación se mantengan a lo largo del tiempo. Durante estos paseos, los líderes se enfocan en reforzar comportamientos y hábitos que consideran importantes para el éxito de la empresa. Esta práctica no sólo alinea a la dirección con las operaciones diarias, sino que también refuerza la cultura organizacional deseada.

Los Gemba Walks son frecuentemente apoyados por herramientas como tarjetas Kamishibai o checklists. Estos instrumentos ayudan a garantizar que no se olvide ningún aspecto crítico durante las visitas al Gemba. Además, se verifica si empleados comprenden los objetivos y si los estándares se cumplen.

Realizados con una mentalidad de coaching, los Gemba Walks no son sólo una herramienta de supervisión, sino una oportunidad para desarrollar a los empleados. A través de estas interacciones, los líderes pueden proporcionar feedback constructivo, fomentar el diálogo y promover un ambiente de aprendizaje y mejora continua. Todos los niveles de la gestión están involucrados en estas confirmaciones de proceso de las áreas de trabajo, con varios niveles de frecuencia.

Enfoque paso a paso para un Gemba Walk exitoso

Al adoptar un enfoque sistemático y estructurado para la realización de los Gemba Walks, las organizaciones pueden maximizar el impacto de esta práctica. A continuación, describimos el enfoque paso a paso para un Gemba Walk exitoso:

• Definir el Alcance: Determinar qué áreas y procesos observar y qué niveles de gestión están involucrados en el Gemba Walk.
• Definir el Tiempo Dedicado: Establecer la frecuencia y la duración de los Gemba Walks para cada nivel de gestión.
• Seleccionar Herramientas de Verificación: Elegir y desarrollar (si no existen) las tarjetas Kamishibai o checklists específicas que se utilizarán para confirmar el cumplimiento de los estándares en cada punto de la ruta.
• Definir las Rutas del Gemba Walk: Planificar las rutas específicas para cada nivel de gestión, garantizando que todos los puntos críticos sean incluidos.
• Crear una norma de Gemba Walk: Estandarizar el proceso, incluyendo las rutas con los puntos a visitar, la lista de procesos a confirmar en cada punto usando las tarjetas Kamishibai o checklists y la duración estimada para cada punto y para la ruta total. Definir también buenas prácticas de preguntas a hacer.
• Entrenar a los líderes y preparar a los equipos: Planificar la formación adecuada para los líderes en todos los niveles de gestión sobre las normas y objetivos del Gemba Walk, garantizando que todos estén preparados para liderar y participar efectivamente. Informar a los equipos de los objetivos de los Gemba Walks.
• Mejorar de forma  continua: Recoger feedback y analizar los datos para identificar áreas de mejora. Ajustar las rutas, herramientas de verificación y las formaciones según sea necesario para mejorar continuamente el proceso

Componentes clave del Gemba Kaizen

Gemba Kaizen es una filosofía de mejora continua que se centra en «el lugar real» donde se realiza el trabajo. Para implementar Gemba Kaizen con éxito, es necesaria la adhesión a varias prácticas y principios fundamentales que facilitan este enfoque centrado en el lugar de trabajo donde se añade valor y donde se identifican y resuelven los problemas.

En el núcleo del Gemba Kaizen, encontramos prácticas como la estandarización de procesos y la metodología 5S, prácticas orientadas a la eliminación de desperdicios y la maximización del valor para el cliente. Estos componentes sirven como columna vertebral de cualquier iniciativa Kaizen en Gemba y son vitales para alcanzar los objetivos del Lean Management.

Gemba y Gestión

En el contexto del Gemba Kaizen, la gestión debe transformarse en una participación activa y constante en el Gemba. Los gestores son incentivados a salir de sus despachos para interactuar directamente con los procesos y los empleados en sus áreas de trabajo. Esta interacción promueve una comprensión profunda de las actividades diarias y estimula una comunicación eficaz en todos los niveles de la organización. Este involucramiento acelera la resolución de problemas, mejora la toma de decisiones y fortalece las relaciones con los trabajadores, aumentando su participación y permitiendo ue sus esfuerzos sean reconocidos personalmente.

La Dirección debe escuchar a las personas que están en el Gemba y proporcionar las condiciones necesarias para que las mejoras puedan ser implementadas por quienes trabajan allí. Por otro lado, es responsabilidad de la gestión orientar a los empleados del Gemba, definiendo los objetivos estratégicos de la organización y haciéndolos llegar hasta los equipos que están en el terreno. El Gemba y la gestión ocupan un lugar igualmente importante: el Gemba proporciona el producto o servicio que satisface al cliente, y la gestión define estrategias y crea las condiciones para que los equipos del Gemba puedan mejorar continuamente.

Estandarización

Una buena gestión diaria de las actividades y los recursos requiere normas que garanticen la consistencia a lo largo del tiempo. Siempre que surgen problemas, los líderes deben investigar, identificar la causa raíz y revisar los estándares existentes o implementar nuevos para evitar que el problema vuelva a ocurrir. Los estándares se convierten en una parte integral del Gemba Kaizen y proporcionan la base para la mejora diaria.

La estandarización tiene varias ventajas para los equipos:

• Garantizar la estabilidad de los procesos;
• Garantizar la preservación de conocimientos;
• Prevenir errores repetitivos;
• Proporcionar una base para la formación de los miembros del equipo;
• Proporcionar una guía para delegar tareas;
• Presentar una base para auditorías y diagnóstico.

Cuando todas las tareas de un proceso están estandarizadas, el proceso es consistente y genera los resultados deseados.

LAs Cinco S (5S) de la Buena Organización

El método 5S es una técnica fundamental del Gemba Kaizen que busca mejorar la eficiencia a través de la organización del lugar de trabajo. Implementar las 5S ayuda a crear un ambiente de trabajo más organizado, seguro y eficiente, promoviendo una cultura de mejora continua esencial para el éxito operacional y la satisfacción de los empleados.

• Clasificar (Seiri): Implica identificar y eliminar los elementos innecesarios del lugar de trabajo. Esto ayuda a reducir la desorganización y liberar espacio, garantizando que sólo los materiales y equipos necesarios permanezcan y sean accesibles.
• Ordenar (Seiton): Después de eliminar lo innecesario, el siguiente paso es organizar lo que queda. Esto implica ordenar las herramientas y materiales de manera lógica y ordenada, facilitando el acceso y minimizando el desperdicio.
• Limpiar (Seiso): Consiste en limpiar el entorno de trabajo. En este contexto, no sólo se aplica la limpieza habitual, sino también a la verificación de las condiciones de funcionamiento de los equipos.
• Estandarizar (Seiketsu): El objetivo aquí es crear estándares que ayuden a mantener el orden y la limpieza a lo largo del tiempo. Esto puede incluir rutinas de limpieza, diseños estandarizados de espacios, herramientas o equipos y otros estándares visuales.
• Sostener (Shitsuke): La última etapa refuerza la importancia de seguir las prácticas definidas y de hacer de los 5S un hábito diario. Es crucial para garantizar que los beneficios de los 5S se mantengan a lo largo del tiempo.

Eliminación del Muda

Muda, que significa «desperdicio» en japonés, es una de las preocupaciones centrales del Gemba Kaizen. La eliminación del Muda es esencial para mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la satisfacción del cliente. En el contexto del Lean Management, Muda se refiere a cualquier actividad que consume recursos, pero no crea valor para el cliente. Los desperdicios se suelen clasificar en siete tipos:

1. Sobreproducción: Producir más de lo necesario o antes de lo necesario es el tipo más grave de desperdicio porque genera varios otros tipos de Muda.
2. Tiempo de Espera: Tiempo que ocurre cuando los empleados están parados, esperando materiales o información.
3. Inventario: Mantener un número superior de materiales, piezas o productos del que es necesario esconde problemas, inmoviliza capital y ocupa espacio.
4. Movimientos Ineficientes: Los movimientos de personas no añaden valor al producto o servicio.
5. Transporte: El transporte de materiales tampoco añade valor al producto final o al servicio.
6. Sobreprocesamiento: Consiste en ejecutar más operaciones, u operaciones más complejas, de las necesarias para entregar el producto o servicio.
7. Defectos: La producción de artículos defectuosos o información incorrecta requiere retrabajo o sustitución, generando costes adicionales y pudiendo afectar la satisfacción del cliente.

Las Reglas de Oro de la Gestión Gemba

En el corazón del Gemba Kaizen, hay una serie de prácticas fundamentales conocidas como las reglas de oro de la gestión del Gemba. Estas reglas pretenden guiar a los líderes en el abordaje de los problemas y en la implementación de mejoras en el lugar de trabajo. Cuando ocurre un problema, los líderes deben:

1. Ir al Gemba: La primera acción de un líder debe ser ir directamente al Gemba. Esto significa estar en el lugar donde el trabajo ocurre, permitiendo una mejor comprensión de la situación. Además, permite observar el problema en su contexto real, facilitando una evaluación precisa e inmediata.
2. Verificar el Gembutsu: Gembutsu significa «los objetos relevantes» y se refiere a la verificación de equipos, herramientas, piezas o materiales involucrados en el problema. Esto ayuda a obtener una comprensión detallada de la naturaleza del problema, garantizando que sus decisiones se basen en evidencias y datos concretos.
3. Implementar Contramedidas Temporales en el Lugar: Tomar medidas temporales para mitigar el problema. Estas medidas inmediatas no son soluciones definitivas, pero son importantes para controlar la situación y prevenir el agravamiento del problema, dando tiempo para un análisis más profundo y para el desarrollo de soluciones a largo plazo.
4. Encontrar la Causa Raíz: Investigar e identificar la causa raíz del problema y resolverla. Esto implica un análisis detallado para comprender por qué ocurrió el problema. Identificar la causa raíz es esencial para desarrollar soluciones eficaces y duraderas.
5. Estandarizar para Prevenir Recurrencias: Estandarizar los nuevos estándares o mejoras para evitar que el mismo problema ocurra nuevamente. Esto puede implicar la actualización de normas, la formación de los empleados en las nuevas prácticas y el seguimiento para garantizar la conformidad con los nuevos estándares.

Estas reglas forman la base para una gestión eficaz del Gemba y refuerzan una cultura de mejora continua y responsabilidad en todos los niveles de la organización. Al seguir estos pasos, los líderes pueden garantizar que los problemas se aborden de manera estructurada y que las mejoras sean sostenibles a largo plazo.

El Impacto del Gemba en el Rendimiento Empresarial

El concepto de Gemba es fundamental para el Lean Management, y es el corazón donde se observan las oportunidades de mejora. Implementar la máxima de “Ir al Gemba” en el día a día de la empresa tiene un impacto significativo en el desempeño empresarial. Al centrarse en el Gemba, las organizaciones pueden ganar insights valiosos sobre sus procesos, identificar oportunidades e implementar mejoras. Sin embargo, este proceso también presenta desafíos, desde la resistencia cultural hasta la necesidad de una formación adecuada.

El Valor del Gemba en Lean Management  

Desarrollar una cultura organizacional basada en el Gemba tiene un impacto profundo en el rendimiento empresarial, ya que promueve un enfoque basado en la observación directa y la participación activa de la gestión y los líderes en los procesos operativos. Al acercar los diversos niveles de gestión al Gemba como una práctica regular, las empresas pueden lograr varias ventajas significativas:

• Mejora Continua: El Gemba proporciona una plataforma para la identificación continua de oportunidades de mejora y la resolución inmediata de problemas. Esto permite aumentar la eficiencia, la calidad y reducir los costos y el leadtime.
• Motivación y Compromiso: Cuando los líderes van al Gemba, demuestran un compromiso con el equipo y con sus desafíos diarios. Esto puede mejorar significativamente la motivación del equipo, llevando a una mayor productividad y satisfacción en el trabajo.
• Decisiones Basadas en Datos: La práctica de ir al Gemba permite que las decisiones se tomen con base en datos reales, garantizando que sean prácticas e informadas.
• Respuesta Rápida: La capacidad de observar directamente y responder a los problemas en tiempo real ayuda a reducir los tiempos de inactividad y aumenta la agilidad de la empresa en la respuesta a cambios en las condiciones del mercado o problemas internos.

Desafíos y Soluciones en la Implementación del Gemba

Aunque la implementación de este enfoque centrado en el Gemba ofrece muchos beneficios, no está exenta de desafíos. Aquí hay algunos de los obstáculos comunes y soluciones para superarlos:

• Resistencia Cultural: En algunas organizaciones, puede haber resistencia al cambio, especialmente de los equipos de gestión, que no tienen el hábito de desplazarse a las áreas operativas. La formación Kaizen y los workshops pueden ser de gran ayuda en este proceso al demostrar el valor del Gemba para todos los niveles de la organización.
• Falta de Compromiso Continuo: Otro desafío es garantizar que prácticas como el Gemba Walk se vuelvan continuas y no pierdan fuerza con el tiempo. Estandarizar el proceso de los Gemba Walks e integrarlos como parte de la rutina regular y de los indicadores de rendimiento de los gestores puede facilitar el mantenimiento de este compromiso.
• Comportamientos Inadecuados: Los líderes deben saber cómo actuar en el Gemba. Cuando ocurre un problema, líderes y gestores no deben buscar culpables, sino identificar el origen del problema en el proceso. Un comportamiento inadecuado puede llevar a una cultura de ocultación de problemas futuros. Una concienciación y formación adecuada son esenciales para preparar a los líderes para lidiar con estas situaciones de manera constructiva.

Implementar una cultura de Gemba de manera eficaz requiere un enfoque estructurado y un compromiso con la mejora continua. Superar estos desafíos fortalece la capacidad general de la organización para alcanzar la excelencia operacional y satisfacer las necesidades de los clientes.

¿Todavía tienes alguna duda sobre el Gemba?

¿El Gemba forma parte del Kaizen?

Sí, el Gemba es una parte integral del Kaizen. El significado de Kaizen es «mejora continua» en japonés y es una filosofía que enfatiza la eliminación de desperdicios y la creación de valor. El Gemba, el lugar donde realmente se crea valor, es el punto focal para estas actividades de mejora.

¿El Gemba es una herramienta Lean?

El Gemba por sí solo no es una herramienta, pero es un concepto fundamental dentro del sistema Lean. Es, más bien, considerado el «lugar real» donde sucede el trabajo. En Lean Management, la práctica de ir al Gemba es fundamental para comprender los procesos operacionales y encontrar formas eficientes de eliminar desperdicios y mejorar los procesos. Aunque el Gemba no sea una herramienta en el sentido tradicional, como el 5S o el Kanban, es un aspecto esencial de las estrategias Lean para facilitar la mejora continua y la eficiencia operacional.

¿Qué es el Kamishibai?

El Kamishibai es una herramienta de gestión visual y de auditoría utilizada dentro del contexto Kaizen y Lean. Originaria de Japón, donde inicialmente era un método de contar historias usando placas ilustradas, en el entorno Lean, se transformó en una herramienta de verificación que consiste en tarjetas que listan tareas o estándares que necesitan ser verificados regularmente. Los gestores o líderes usan las tarjetas Kamishibai para garantizar que las normas de trabajo se estén cumpliendo y para realizar auditorías de rutina de manera sistemática y regular. La tarjeta generalmente tiene dos lados, uno verde y otro rojo. Cuando todos los puntos son cumplidos, la tarjeta se muestra con el lado verde hasta la fecha de la próxima auditoría.

¿Cuáles son los 5 principios del Gemba?

Los principios del Gemba orientan la gestión efectiva en el lugar donde se crea el valor:

• Ir al Gemba: La acción inicial ante un problema es ir al lugar de trabajo para una observación y evaluación directas.
• Verificar el Gembutsu: Analizar los equipos o materiales involucrados para fundamentar decisiones en evidencias concretas.
• Implementar Contramedidas Temporales: Aplicar medidas inmediatas para controlar y limitar problemas, permitiendo tiempo para análisis más profundos.
• Encontrar la Causa Raíz: Investigar detalladamente para descubrir el motivo fundamental del problema, buscando soluciones a largo plazo.
• Estandarizar para Prevenir Recurrencias: Actualizar estándares y formar a los empleados en las nuevas prácticas para evitar futuras ocurrencias.

Estos principios promueven un enfoque sistemático para la resolución de problemas y la mejora continua en el Gemba.