En un ámbito empresarial tan dinámico, la administración eficiente de almacenes e inventarios se ha transformado en un elemento crucial para el triunfo en diversos sectores. La circulación eficaz de productos y el manejo preciso del inventario son imperativos para conservar una ventaja competitiva. En este escrito, se exploran los elementos esenciales de la gestión de almacenes e inventarios, abordando su relevancia, conceptos clave, tecnología asociada y enfoques potenciales.
Gestión de almacenes vs. Gestión de inventarios
¿Qué es la gestión de almacenes?
La gestión de almacenes es el proceso de control de las operaciones y los recursos de un almacén o centro de distribución, que incluye la supervisión del almacenamiento, la manipulación y el movimiento de productos, además de la gestión del espacio, la mano de obra, el equipo y la tecnología.
El ámbito de acción de la gestión de almacenes cubre todos los flujos de materiales e información que se ejecutan dentro del almacén o centro de distribución: recepción, almacenamiento, picking, embalaje y expedición, entre otros. El principal objetivo de la gestión de almacenes es, pues, garantizar que los productos estén disponibles cuando se necesiten y se entreguen a los clientes a tiempo y con calidad, preservando siempre la seguridad y la ergonomía.
¿Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios es el proceso de monitorizar los stocks, optimizar la rotación de inventarios y controlar la disponibilidad de productos y materiales, manteniéndolos en un nivel adecuado para cumplir los SLA (Acuerdos de Nivel de Servicio) y la demanda. Esto supone la determinación de los parámetros óptimos de stock, el seguimiento continuo de los niveles de inventario y la reposición y pedido de productos, lo que exige una estrecha coordinación con proveedores y clientes y una tecnología fiable (como las tecnologías de códigos de barras y RFID, el software de gestión de inventarios y los sistemas automatizados de control de inventarios).
Por tanto, puede decirse que el objetivo principal de la gestión de inventarios es garantizar que los productos estén disponibles cuando y donde sean necesarios, en la cantidad adecuada y con el menor coste de mantenimiento de stock.
Diferencias entre gestión de almacenes y gestión de inventarios
La gestión de almacenes y la gestión de inventarios son aspectos importantes de la gestión de la cadena de suministro que funcionan juntos para que los productos estén disponibles cuando y donde son necesarios. Existe un solapamiento entre ambos, pero también algunas diferencias que debemos destacar.
Las principales responsabilidades de la gestión de almacenes son la organización del layout y los flujos de entrada y salida de productos (almacenamiento, manipulación y movimiento), mientras que en la gestión de inventarios es el seguimiento del stock físico, incluso la determinación de los niveles óptimos de stock y los procesos de pedido y reposición.
La gestión de almacenes se preocupa por la utilización óptima del espacio, de la mano de obra y del equipo para lograr operaciones de almacén eficientes y eficaces. La gestión de inventarios, en cambio, se enfoca en la gestión estratégica de los niveles de stock a lo largo de toda la cadena de suministro, desde los proveedores hasta los clientes.
En cuanto a la medición del rendimiento, la gestión de almacenes suele orientarse a las métricas de eficiencia operativa, como la precisión del inventario, el leadtime de los pedidos, la productividad y las expediciones a tiempo, mientras que la gestión de inventarios está impulsada por el rendimiento financiero del inventario y el nivel de servicio, incluso indicadores como la rotación del inventario, los días de inventario y las roturas de stock.
La diferencia entre ambas reside también en las tecnologías utilizadas: mientras que la gestión de almacenes se basa en programas informáticos para agilizar las operaciones de almacén, por ejemplo, sistemas de gestión de almacenes (WMS – warehouse management systems), sistemas de almacenamiento y recuperación automatizados (AS/RS), sistemas de transporte y escáneres de códigos de barras -, la gestión de inventarios se basa en tecnologías para optimizar los niveles de stock y reducir los costes incurridos – software de gestión de inventarios, software de planificación y previsión de la demanda y sistemas automatizados de control de inventarios.
Así pues, a pesar de que son distintos en su ámbito, enfoque, métricas y tecnologías, la gestión de almacenes y la gestión de inventarios son aspectos complementarios de la gestión de la cadena de suministro. En general, la gestión de almacenes se enfoca más en el almacenamiento físico y la manipulación de los productos, mientras que la gestión de inventarios se ocupa de la gestión estratégica de los niveles de inventario en toda la cadena de suministro.
¿Por qué la gestión de almacenes e inventarios es importante para las organizaciones?
Una gestión eficaz del almacén es clave por varias razones. Primero, ayuda a los negocios a mantener la precisión del inventario y reducir las pérdidas; segundo, garantiza que los productos se almacenan y trasladan de forma eficiente, minimizando los daños y aumentando el rendimiento operativo; y tercero, facilita el cumplimiento de los pedidos a tiempo y con calidad, lo que es vital para satisfacer la demanda y mantener una ventaja competitiva.
La importancia de una gestión eficaz del inventario también es innegable. En primer lugar, ayuda a los negocios a suministrar los productos adecuados en el lugar y el momento adecuados; reduce el exceso de inventario y los costes de almacenamiento; y, por último, permite a las empresas optimizar su rotación de inventario, lo que en última instancia conlleva un aumento de la rentabilidad.
En pocas palabras, al optimizar las operaciones de almacén, los negocios pueden reducir costes, aumentar la productividad y el nivel de servicio, y al mejorar la gestión del inventario, es posible aumentar el cash flow, reducir los costes de almacenamiento, minimizar el stock inactivo y las roturas de stock, y mejorar la satisfacción del cliente. Así pues, ambas gestiones no sólo tienen importancia individual, sino que también contribuyen de forma combinada a implementar un flujo logístico optimizado y fluido.
¿Cómo puede la tecnología ayudar en la gestión de almacenes e inventarios?
La planificación de almacén e inventario es crítica para una cadena de suministro estable y flexible. La tecnología de gestión de almacenes integra la automatización de los procesos manuales (por ejemplo, cintas transportadoras, AS/AR, sistemas robotizados), el seguimiento en tiempo real de los pedidos y el inventario, y la analítica de datos, lo que permite reducir el tiempo y el riesgo de error, ofrecer a las partes interesadas información en tiempo real y precisa, evitar las roturas de stock o el exceso de stock, y garantizar el cumplimiento de los pedidos y la toma de decisiones fundamentadas. Esto aporta múltiples ventajas, incluso el ahorro de costes, la mejora de la satisfacción del cliente y el aumento de la precisión del proceso.
Debe introducirse con la mentalidad de optimizar antes de automatizar, para garantizar que el proceso sea lo más eficaz y sin desperdicios posible antes de invertir tiempo y recursos en tecnología para perfeccionarlo. La automatización también puede liberar tiempo valioso para los trabajadores, permitiéndoles emplear mejor su tiempo y enfocarse en tareas de mayor nivel que exigen especialización humana.
Sistemas de gestión de almacenes e inventarios (WMS vs. IMS)
Los sistemas de gestión de almacenes (WMS – Warehouse management systems) y los sistemas de gestión de inventarios (IMS – Inventory management systems) son dos tipos de software utilizados para gestionar las operaciones de un almacén; aunque existen algunas similitudes y complementariedades entre ambos, tienen finalidades distintas.
El WMS se enfoca en las operaciones físicas de un almacén y suele incluir funciones como la captura automática de datos (lectura de códigos de barras o RFID), la optimización del layout y el espacio, la gestión de pedidos y la automatización de tareas. El IMS se ocupa más de la ubicación, el movimiento físico y la disponibilidad de los productos dentro de un almacén, proporcionando un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario y utiliza funciones como la previsión de la demanda, la visibilidad de los pedidos, el seguimiento del inventario y el aprovisionamiento.
El papel de la analítica de datos en la gestión de almacenes e inventarios
La analítica de los datos desempeña un papel importante a la hora de ayudar a los negocios a tomar decisiones informadas sobre sus procesos, optimizar sus operaciones y mejorar la satisfacción del cliente, analizando y actuando en función de datos relevantes.
Los algoritmos de big data en logística consisten en la implementación de sistemas que optimicen simultáneamente la utilización del espacio del almacén, agilicen el flujo de material e información en toda la cadena logística, y reduzcan los niveles de stock al tiempo que mejoran los niveles de servicio. La selección y el setup correctos de estos sistemas son esenciales en el arte de la gestión logística, ya que pueden hacer o deshacer el éxito de los negocios. Esto permite una optimización integrada, de múltiples factores y restricciones, y contribuye a la mejora continua de la cadena de suministro. La tecnología complementaria, como el EDI, el blockchain y la digitalización de procesos, promueve una elevada rotación del stock y operaciones de elevado rendimiento, lo que se traduce, en definitiva, en un enorme impacto en los resultados finales.
La mentalidad lean y analítica y este enfoque de la logística ayudarán a los responsables de la toma de decisiones y a los Gestores a tomar una decisión…
De:
- Elevado nivel de stock.
- Stock desbalanceado entre productos y roturas de stock.
- Equipos de almacén con baja productividad.
Para:
- Utilización equilibrada del espacio del almacén y reducción de desplazamientos.
- Dimensionado nivelado de los equipos según la carga de trabajo.
- Selección más precisa de la metodología de picking.
- Política eficaz de gestión del stock.
- Mejor nivel de servicio y menor nivel de stock.
KAIZEN™ en la optimización de la logística
Actualmente, la logística funciona como factor de diferenciación en todos los sectores industriales y, aunque no se puede controlar la volatilidad del mercado, se puede desarrollar una cadena de suministro que permita una respuesta rápida e inteligente. Al construir cadenas de suministro eficaces, flexibles y ágiles, las empresas pueden controlar la dinámica del mercado y aumentar la rentabilidad y la cuota de mercado.
Por tanto, hay margen para la optimización logística (tareas de gestión de almacenes e inventarios incluidas) en cualquier industria o área de los negocios que dependa del rendimiento de su cadena de suministro, y ahí es donde KAIZEN™ y las metodologías lean desempeñan una función importante.
El principal objetivo del trabajo de KAIZEN™ en este ámbito es garantizar la capacidad de las cadenas de suministro para reaccionar y adaptarse a los cambios constantes de sus ecosistemas, evitando las roturas de stock, los bajos niveles de servicio y el aumento del leadtime, por mencionar algunos. Este viaje abarca el diseño y la implementación de una red optimizada para servir a los clientes y permitir el crecimiento. Este enfoque está diseñado para mejorar radicalmente la velocidad, agilidad y flexibilidad de cualquier cadena de valor, abarcando tanto la red a nivel macro como las operaciones a nivel micro. Los modelos se adaptan a cada cliente, para garantizar la reducción de los leadtimes de producción y logística, el aumento de la velocidad de los pedidos y la ganancia de capacidad y flexibilidad de las operaciones.
Estos son algunos de los principios de la optimización KAIZEN™ en el ámbito de la logística:
- Abordar toda la cadena de suministro end-to-end, incluso todos los loops logísticos, desde los proveedores hasta el cliente final.
- Obtener la perspectiva macro (nivel de red) antes de profundizar en los detalles de las operaciones.
- Analizar el flujo en sentido inverso, empezando por el final (el punto más cercano al cliente) y trabajando hacia atrás, hacia el principio.
- Desarrollar modelos de reposición impulsados por el consumo (pull), según la demanda real, en lugar de previsiones (push) con un efecto de amplificación (látigo).
- Dividir la cadena de valor en pequeños ciclos logísticos («loops») conectados por la demanda, con flujos de información y materiales de elevada frecuencia.
La solución final contesta a varias decisiones importantes y ofrece una visión personalizada de los principales procesos. A nivel estratégico, esto incluye:
- La definición de las ubicaciones y los tipos de almacenes: tradicional, cross-docking, drop-shipping, JIT…
- Modelización de la red de transporte, estrategia y servicio de transporte para satisfacer la demanda.
- Estrategia de gestión de stock y asignación a lo largo de la cadena.
A nivel operativo, KAIZEN™ se enfoca principalmente en agilizar los flujos de material e información para permitir un proceso de entrega eficiente, rápido y lean. Esto implica iniciativas de optimización tanto en el transporte como en el almacén:
- Mejora de los flujos de salida (outbound) para las operaciones de picking y expedición, ajustando las estrategias de picking a los perfiles de los pedidos y reduciendo los movimientos.
- Mejora de los flujos de salida (inbound) para la recepción, el almacenamiento y la reposición, incluso la agilización y estandarización de los procesos con la eliminación de actividades sin valor añadido o redundantes.
- Definición de un modelo de planificación y control para conectar todos los flujos y recursos y garantizar la nivelación y sincronización de las operaciones, proporcionando a los líderes herramientas para el seguimiento continuo de la actividad.
- Optimización de los recursos, incluso las personas, los equipos y la infraestructura (máquinas, espacio, estanterías, etc.).
- Gestión de las SKUs y del layout para garantizar la estabilidad básica y la fiabilidad de las operaciones.
- Iniciativas de mejora del transporte para maximizar el tiempo de circulación (ruedas a girar) a un coste óptimo, incluso la optimización de la capacidad de carga, la eficiencia del consumo de combustible, los estándares de recogida y entrega, el proceso de gestión del aparcamiento y la optimización de las rutas.
¿Dónde empezar el viaje KAIZEN™?
Kaizen Institute tiene una extensa experiencia en la optimización de cadenas logísticas en distintos sectores, incluso la sanidad, la producción, los bienes de consumo, los productos farmacéuticos, la automoción, la alimentación y bebidas, las tiendas de comestibles y los minoristas especializados, entre otros.
El tiempo necesario para implementar estos proyectos de transformación dependerá mucho de la dimensión y complejidad de los negocios. El VSA (Value Stream Analysis) genera un informe exhaustivo que incluye todas las conclusiones y recomendaciones, el potencial de mejora de las métricas, el caso de estudio con análisis de recuperación de la inversión y un roadmap de los Eventos KAIZEN™, organizado en sprints de implementación de 3 a 6 meses.
Este enfoque se basa en la formación y la práctica en el puesto de trabajo y es aplicable tanto a una cadena de suministro ya existente como a una nueva, y siempre debe actualizarse con la tecnología, desde la automatización hasta la analítica de datos. En este enfoque lean y holístico, se abordan tanto la gestión de almacenes como la de inventarios, ya que son complementarias y no pueden funcionar la una sin la otra.
