Alberto Bastos, Senior Partner & Managing Director de Kaizen Institute Western Europe y autor del libro Strat to Action, nos cuenta en esta entrevista en qué consiste la metodología Kaizen, a quién va dirigido, sus beneficios, su evolución y próximos pasos estratégicos.
¿Qué es Kaizen?
KAIZEN™ es un término japonés que significa «cambiar a mejor» o “mejora continua”. En Kaizen Institute entendemos, que este concepto de mejora continua se extiende a cómo estructurar nuestras organizaciones, para que sea posible lograr mejoras en todas las áreas, involucrando a todas las personas, todos los días.
Para poder llegar a implementar un modelo de organización que permita mejorar todos los días, en todas las áreas e implicando a todas las personas, es necesario desarrollar tres tipos de capacidades:
1. ¿Cómo mejorar lo que hacemos cada día?
2. ¿Cómo mejorar procesos transversales multi- equipo?
3. ¿Cómo definir e implantar cambios disruptivos, que llevan a la organización a «dar saltos» en la forma en que actúa y, por consiguiente, en los resultados que alcanza?
Tras las 2ª Guerra Mundial en Japón, empresas como Toyota y Nippondenso después de estudiar las mejores prácticas del mundo occidental, emprendieron un trabajo de mejora sistemática en sus procesos, que denominaron KAIZEN™. Como resultado, sus productos pasaron a ser en las décadas de los 70 y 80 de altísima calidad, siendo reconocidos por todo el mundo occidental.
Cuando en 1985 el Sr. Masaaki Imai publicó su libro «KAIZEN™: La clave para el éxito competitivo de Japón», el mundo occidental ansiaba conocer el secreto por detrás de tal éxito. Se convirtió en un best seller, codiciado por todos los CEOs de la época.
En este libro, indica que KAIZEN™ es más que un conjunto de herramientas (metodologías) de mejora, sino que es un concepto holístico afirmando que KAIZEN™ significa mejora continua, aplicable en la vida personal, la vida social o la vida laboral.
KAIZEN™ empieza por pequeñas mejoras incrementales, pasando de mejoras más significativas a través de adopción nuevos paradigmas que visan mejoras de calidad, coste y servicio para el cliente. Hasta llegar a la implantación de ideas que suponen un «salto», un gran progreso, que son verdaderamente responsables por un crecimiento significativo del negocio.
La metodología KAIZEN™, todavía hoy continúa siendo una práctica imprescindible en las mejores empresas del mundo.
¿Cuáles son vuestras funciones dentro de las empresas con las que trabajáis?
Con un equipo internacional de más de 700 personas y oficinas en más de 40 países, entregamos valor y resultados, a través de nuestros servicios de consultoría y formación. Nuestro enfoque es práctico, pragmático y colaborativo, trabajamos con los equipos de nuestros clientes en su terreno, en su lugar de trabajo, ya sea en un entorno industrial o de oficina. Estamos en el lugar donde la acción tiene lugar y observamos las oportunidades de primera mano. Desde el primer día, la contribución de los equipos es fundamental para el éxito de cualquier transformación y por supuesto, la clave radica en aprender haciendo, desarrollando las competencias de KAIZEN™ en nuestros clientes.
KAIZEN™ puede utilizarse en cualquier tipo de organización, independientemente del sector. Sin embargo, los principios de KAIZEN™ deben ser entendidos y practicados, empezando por la Dirección extendiéndolo a todos los niveles de la Organización.
La gente suele pensar que el sector servicios o funciones como ventas y marketing o I+D, son más difíciles porque los procesos son menos visibles. Pero, una vez que se entienden los principios de KAIZEN™ y se adquiere la experiencia de implementar las herramientas de mejora adecuadas, entonces se puede mejorar cualquier situación, respaldada por resultados disruptivos. Cualquier sector y cualquier función dentro de cualquier organización puede lograr los beneficios completos cuando asumen y llevan a la práctica los paradigmas KAIZEN™ abarcando toda la empresa.
Trabajáis con grandes empresas de sectores muy distintos, ¿Qué aportáis a las empresas para que os elijan a vosotros antes que a otra entidad de la competencia?
El consultor tradicional tiende a ser “profesor”, esto quiere decir que explica la metodología, cómo se debe hacer y después propone deberes y ejercicios para refuerzo.
Nosotros no somos consultores tradicionales, somos “implementadores”. No nos limitamos a sugerir qué hacer, sino que estamos al lado del equipo cuando se implementan los cambios, haciendo frente a los problemas que puedan surgir.
Nos comprometemos con los resultados, por eso hacemos todo lo necesario para poder alcanzarlos.
Este modus operandi de Kaizen Institute ha nacido porque tras el éxito del libro del Sr. Imai, muchas compañías del mundo occidental requerían sus servicios para implementar KAIZEN™.
El Sr. Imai traía ingenieros prejubilados de Toyota para la realización de los proyectos. La implantación tenía lugar durante una semana intensiva, empezando el lunes por la mañana en la que el CEO planteaba el desafío, por ejemplo, la necesidad de mejorar la productividad en un 20%. Ante tal reto, el consultor KAIZEN™ empezaba a dar instrucciones para mover máquinas, cambiar personas de puesto, definir nuevos estándares y procesos, requiriendo de un equipo multidisciplinar a su disposición. Finalizada la semana, el viernes se presentaban los resultados obtenidos. Consistía en una consultoría de “hacer” para después “comprender” porqué debería haberse hecho.
Hoy por hoy no se hace exactamente de esta forma, sino que en primer lugar explicamos porqué debemos cambiar y cuál es el nuevo paradigma a implantar, pero continuamos haciendo la implementación en eventos KAIZEN™ intensivos, con la participación de todo el equipo interno. Los resultados alcanzados son la suma del trabajo y las ideas de todos en el equipo, impulsado y facilitado por el consultor.
¿Cómo ha sido el coronavirus para vosotros?
Como somos una consultora de implantación, el COVID-19 dificultó la realización de nuestra actividad como veníamos haciendo. Como nuestros clientes, tuvimos que adaptarnos y, rápidamente pasar a un formato de entrega virtual.
Desarrollamos y perfeccionamos nuestras metodologías para poder llevar a cabo talleres de mejora con equipos multidisciplinares a través de medios digitales.
Con frecuencia caemos en el error de pensar que un proceso digitalizado no requiere mejora, sin embargo, siempre que se automatiza un proceso, si no lo simplificamos y retiramos el desperdicio existente, estaremos automatizando lo que no aporta valor añadido de forma exponencial.
Una crisis suele obligarnos a mitigar y gestionar los riesgos con rapidez, y con el COVID-19 el instinto de supervivencia de muchas organizaciones se puso en marcha. Esta pandemia seguramente ha evidenciado la necesidad de reflexionar sobre nuestras prácticas dentro de una empresa: ¿cuán eficientes, eficaces y flexibles somos realmente? Las empresas que han implementado un sistema de negocio KAIZEN™ estaban más preparadas para una crisis de este tipo.
Esta crisis no supone ninguna novedad en algunos patrones que ya se han dado en el pasado, Toyota Motor Corporation lo demostró al mundo durante la crisis del petróleo en la década de 1970 y durante las recesiones posteriores. La mayoría de las empresas pueden obtener beneficios durante una fase de auge, pero muy pocas pueden mantenerlos en una fase de recesión. La flexibilidad y la estabilidad simultáneas del enfoque KAIZEN™ ayudan a las empresas a sobrevivir durante las fases más desafiantes de los ciclos económicos y a prosperar durante los períodos problemáticos.
Adaptarse a la «nueva normalidad» requiere que las empresas sean innovadoras con los productos, los procesos e incluso con la forma de liderar a su gente. Sin embargo, esto debe ser impulsado por la reconexión con las nuevas necesidades de los clientes. Comunicarse continuamente con los clientes para comprender mejor sus nuevas necesidades es el punto de partida para implementar KAIZEN™ en esta nueva situación.
Una crisis puede ser una oportunidad importante para crear la «nueva normalidad» que puede dictar el futuro de la empresa. Las empresas de éxito tendrán la estabilidad, la flexibilidad y la capacidad de transformarse a través de una crisis como la del COVID-19 con fuerza y salud; no sólo sobreviviendo sino sobresaliendo durante estos tiempos difíciles.
¿Cuáles son vuestros planes de futuro en España y Portugal?
En las últimas décadas, Kaizen Institute se ha posicionado como un referente en la Excelencia Operacional a nivel mundial, nuestro desafío presente y futuro consiste en recorrer este mismo camino en las áreas de Crecimiento (Growth). Esto significa aplicar KAIZEN™ a los procesos de innovación y desarrollo de producto, a los procesos de marketing y ventas; hasta llegar a la mejora del proceso de formulación y ejecución de la estrategia.
Ya con la publicación de mi libro Strat to Action, antes de la pandemia, empezamos a sentir el impulso en este ámbito, posicionándonos en temas más estratégicos. La realidad es que no somos nuevos en la materia, y llevamos en nuestra mochila un gran recorrido y experiencia, sin embargo, el mercado nos identifica de forma tan fuerte con la Industria y la Excelencia Operacional, que es para nosotros un reto tener un reconocimiento similar en este ámbito de la Excelencia en Crecimiento.
Sabemos que para conseguir los resultados que ambicionamos es necesario comenzar con una estrategia clara y visible para todos por parte de la Alta Dirección, y esto es lo que hemos hecho.
Confiando en el éxito de esta metodología, lo aplicamos en interno a través de KAIZEN™ in Kaizen, así conseguimos que las personas se comprometan e involucren con estos objetivos, a través del proceso despliegue estratégico Strat to Action, haciendo que el plan de acciones se concretice en el punto de impacto.
¿En qué deben invertir las empresas para adaptar a las necesidades del futuro próximo?
Estamos viviendo el mayor boom tecnológico de la historia. Hay tanta oferta tecnológica y digital, que las empresas tienen dificultad en decidir cuál es la mejor y el mejor uso de las herramientas disponibles.
Continúa siendo clave mejorar el modelo de negocio, para ello es fundamental apoyarse y aprovechar los avances tecnológicos, pero es un error pensar que la inversión en tecnología y/o digitalización por sí solo, supondrá el éxito de una empresa.
La tecnología y la digitalización sirven para dar soporte a los procesos eficientes de un modelo de negocio, pero no podemos caer en el error de hacerlo al revés. En primer lugar, tenemos que mejorar nuestros procesos y crear un negocio rentable, y solo después utilizar la tecnología y lo digital para dar soporte a estos procesos, para ser aún más eficientes y eficaces.
Por otra parte, la preocupación que la sociedad tiene en Sostenibilidad no debe quedar solo en palabras e intenciones. La UE ha adquirido el compromiso a través del Pacto Verde Europeo, de llegar a ser climáticamente neutra en 2050. Este objetivo solo se conseguirá si todos los agentes de la economía toman parte, compromiso y acción.
El tejido empresarial juega un papel clave en la consecución de este horizonte, para ello las compañías han de definir e implementar proyectos KAIZEN™ en favor de la reducción de consumo de agua, mayor incorporación de materiales reciclados, mejora de la eficiencia energética de los procesos, uso de energías limpias y reducción de desperdicio energético y material.
Para que eso sea posible es necesario garantizar que tenemos un proceso estructurado, con metodologías comprobadas que permiten a través de la implicación de todas las personas llegar a resultados, que en este caso revertirán en un bien común.
