Las empresas podrían incrementar su productividad un 25% respetando la desconexión digital y la flexibilización de la jornada laboral

Esta subida puede transformarse directamente en un aumento de la satisfacción personal, reducción del absentismo y la rotación de personal.

La consultora especializada en la mejora continua para el crecimiento sostenible de las empresas, Kaizen Institute, ha analizado las distintas ventajas que conlleva la desconexión digital y la flexibilidad de la jornada laboral, permitiendo un incremento de la productividad de un 25%.

La tecnología no solo ha facilitado, sino que se ha ido adaptando y renovando en favor de estos modelos. Ya no solo disponemos del email, las calls o las plataformas

Lo que a priori puede parecer una concesión de la empresa en favor de sus empleados, se revierte en una mayor conciliación laboral de los mismos y un mayor aprovechamiento de las horas de trabajo, además de un potencial ahorro de hasta un 30% en costes de infraestructura.

Si bien resalta la importancia de mantener el contacto frecuente y presencial de los miembros del equipo, aclara que en muchos de los puestos de trabajo en oficinas es factible dedicar un cierto número de días por semana al teletrabajo. El estudio destaca que, de media, los trabajadores podrían dedicar entre un 20% y un 30% de su tiempo en formato de teletrabajo, suponiendo una reducción equivalente en el número de metros cuadrados de oficina necesarios para realizar su actividad, reducción de los desplazamientos en horas punta en las ciudades (según el informe de Inrix Global Traffic Scorecar los españoles pasamos más de 17 horas en un atasco al año, aumentando a 42 horas en el caso de Madrid), y costes energéticos y emisiones asociadas tanto a las oficinas como a los transportes (se dice que el gigante tecnológico Dell ha ahorrado un promedio de $ 12 millones al año con su programa de trabajo flexible de esta manera). Por otro lado, destacan también el aumento de horas disponibles de los trabajadores para mejorar la conciliación familiar, al eliminar parte de sus desplazamientos diarios (por encima de las dos horas diarias en las grandes ciudades).

Esta subida de productividad de los trabajadores, compaginado con el equilibrio personal- profesional se traduce en un aumento de la satisfacción, reducción del absentismo y la rotación de personal.

Para una mayor flexibilidad, eficiencia y aprovechamiento de la jornada laboral, Kaizen Institute aporta las siguientes recomendaciones:

• En la organización del trabajo, asignar las tareas que requieran un mayor esfuerzo mental, en las primeras horas de la jornada. Las personas no son igual de productivas a lo largo de la jornada, un 80% reconoce que su rendimiento es superior en horario de mañana, disminuyendo progresivamente con el avance del día.
• Eliminar distracciones de teléfonos, notificaciones de correos, reservando franjas horarias predefinidas, eliminando el paradigma de multitarea que reduce la productividad.
• Suprimir reuniones ineficientes que consumen altos porcentaje de tiempo del día a día de los trabajadores y obliga a tener jornadas laborales largas e improductivas realizando reuniones de coordinación de las actividades, análisis de indicadores y discusión de acciones de mejora de duración máxima de quince minutos.
• Crear estándares para buscar la manera más simple, sencilla y segura de realizar una tarea. Con esto, se elimina la muda de todo el proceso, aportando máximo valor para la obtención de una mayor productividad en el día a día.

Según la consultora, España continúa con una cultura de presencialismo empresarial, pocas empresas en la actualidad estarían preparadas para dar hoy este paso. Para que este concepto tenga sentido sin perder eficiencia y productividad, es fundamental estandarizar los procesos y mejorar el conocimiento de los tiempos de realización de las tareas, aumentar la visibilidad de la carga de trabajo de cada uno, y establecer dinámicas diarias de planificación, reparto de tareas y gestión de la capacidad, orientando a los equipos hacia una cultura de trabajo por entregables y por procesos, y no por horas de presencia en la oficina. Para ello, Kaizen Institute recomienda iniciar un programa Kaizen de mejora y estandarización de procesos en todas las áreas administrativas de las empresas.

Según Borja Iglesias, Director de Kaizen Institute Western Europe: “El teletrabajo puede ser una gran oportunidad para reducir costes y atraer talento a las empresas. Sin embargo, es necesario establecer un nivel muy alto de estandarización en los procesos, y mejorar los sistemas actuales de gestión diaria y planificación en los equipos de trabajo”.

Por su parte, Víctor Rodríguez, Manager de Kaizen Institute Western Europe detalla: “Las empresas deben concentrarse en aquello que realmente aporte valor a sus clientes, sin presentar empleados que calienten sus sillas. El teletrabajo, es una buena opción, ya que se elimina la muda del transporte y puede llegar a ser traducido en horas más productivas y mayor satisfacción por parte de los empleados”.