La práctica de la mejora continua en las organizaciones se fundamenta en la adopción de una cultura KAIZEN™, que implica modificar los comportamientos y las creencias de las personas. Uno de los pilares clave de esta transformación es la introducción de un Programa Diario de KAIZEN™.
El Programa Diario de KAIZEN™ se implementa con el objetivo de fomentar comportamientos KAIZEN™ en los equipos naturales a todos los niveles, tanto entre los líderes de equipo como entre los miembros. Su enfoque se centra en el desarrollo personal, la resolución de problemas y la mejora continua sostenible. Este programa puede ser adoptado por cualquier equipo y líder de equipo, independientemente de su nivel o área dentro de la organización. Cualquier departamento que opere en equipo, siga un flujo de trabajo basado en procesos y produzca cualquier tipo de resultado, y que busque mejorar sus resultados, la gestión del equipo y el entorno en el que opera, como la cadena de suministro, los servicios, el desarrollo, la innovación o el departamento de marketing y ventas, puede llevar a cabo el Programa Diario de KAIZEN™.
En muchos equipos, los líderes de equipo no desempeñan adecuadamente su función debido a la falta de tiempo para gestionar, brindar apoyo y emprender acciones de mejora con su equipo. Por lo tanto, el primer paso consiste en desarrollar las competencias de los líderes de equipo en la resolución de problemas y la mejora continua, así como en la gestión de los miembros del equipo y su participación en las actividades diarias de mejora continua y resolución de problemas. Este será el punto de partida para implementar con éxito el Programa Diario de KAIZEN™.
¿Cómo se organiza el Programa de KAIZEN™ Diario?
El plan de implementación del programa se basa en una hoja de ruta organizada por sprints y por las diferentes competencias que deben desarrollarse durante el viaje de mejora, tanto por parte de los líderes como de los miembros del equipo.
Planificación KAIZEN™ Diario
Definiendo el Roadmap u hoja de ruta, el primer paso del Daily Kaizen™ Planning, se completa una evaluación de la preparación para entender si los equipos están listos para adoptar las prácticas de gestión diaria. Es un análisis de la organización para verificar si esta está dividida en equipos naturales organizados por flujos de valor, cuáles son las cascadas de reuniones y si los líderes de los equipos tienen un span of control razonable.
Gestión diaria
El primer sprint del roadmap es referente a la gestión diaria, donde el líder del equipo debe utilizar los principios de liderazgo KAIZEN™ adquiridos y las competencias de gestión de equipos para involucrar a todos los trabajadores en acciones frecuentes de mejora continua. En las reuniones diarias del equipo y utilizando cuadros visuales de equipo, los líderes deben identificar los problemas, establecer objetivos, controlar los KPI del Gemba y actuar inmediatamente con contramedidas
Estandarización
A esto le sigue el segundo sprint, estandarización, para implementar mejores estándares de trabajo para solucionar los problemas previamente identificados, utilizando herramientas como: 5S, Trabajo Estándar, Kamishibai, Gemba Walks y Cadena de Ayuda.
Formación y Coaching
El siguiente sprint está relacionado con la formación y coaching, concretamente con la definición de las instrucciones del trabajo, Kata Mejora y Coaching Kata, que son rutinas para ayudar tanto a los equipos como a los líderes a desarrollar nuevos hábitos y competencias de mejora.
Resolución avanzada de problemas
Por último, está la resolución avanzada de problemas con herramientas como la matriz y medios de calidad autónoma, el A3 de resolución de problemas y sofisticadas plataformas digitales para gestionar los KPI.
Durante todo el proceso, las organizaciones deben verificar el trabajo estándar del líder para utilizar mejor el tiempo y los recursos y comprender cómo puede mejorar las relaciones con el equipo, fomentando al mismo tiempo una cultura de apertura al cambio.
¿Cuál es la importancia de los cuadros visuales?
La utilización de cuadros de rendimiento y de resolución de problemas, virtuales o físicos, es esencial para el éxito del Programa de KAIZEN™ Diario, ya que permite visualizar los KPI para ayudar a establecer contramedidas específicas, aumenta la organización y la planificación del trabajo y permite la posibilidad de dinamizar el modelo PDCA (planificar, hacer, verificar y actuar). Sin embargo, los cuadros visuales tienen el riesgo de desagregar las acciones o de ser demasiado grandes y con exceso de información.
Los cuadros visuales son apropiados cuando permiten a los equipos naturales contestar a las cinco preguntas siguientes:
- ¿Estamos ganando o perdiendo en 3 segundos?
- ¿Cómo evoluciona la métrica a lo largo del tiempo?
- ¿Qué acciones vamos a ejecutar cada día?
- ¿Cuáles son las causas principales a lo largo del tiempo?
- ¿Cómo podemos eliminar un problema sistémico con contramedidas eficaces para mejorar?
Además, otras competencias de KAIZEN™ Diario que deben potenciarse con cuadros visuales en las reuniones de equipo son la planificación del trabajo en equipo, la implementación del trabajo estándar, la utilización de instrucciones de trabajo para formar a las nuevas personas y la mejora de las relaciones laborales.
Un ejemplo de cuadro:
¿Por qué necesitamos un Programa de KAIZEN™ Diario?
El objetivo de implementar un Programa de KAIZEN™ Diario es cambiar la cultura organizativa de tradicional hacia una cultura KAIZEN™ para aumentar constantemente la porción de la organización que trabaja en la mejora. Una organización que se gestiona de forma tradicional es aquella en la que es frecuente el apagafuegos no estructurado. A saber, hay que solucionar problemas recurrentes, una gran cantidad de muda (tareas sin valor añadido) y una incapacidad para mantener las mejoras. Aquí surge la noción del Programa de KAIZEN™ Diario para transformar este entorno tradicional en una Cultura de Mejora KAIZEN™ basada en la resolución de problemas con gestión visual, estandarización, mejora continua, y desarrollo de los miembros del equipo.
¿Todavía tienes preguntas sobre KAIZEN™ Diario?
¿Qué es la gestión diaria?
La gestión diaria es la creación de prácticas y rutinas para el seguimiento sistemático de los equipos, el análisis de las desviaciones y las causas raíz, y la identificación de oportunidades de mejora, para impulsar una cultura de mejora continua diaria en la que todos estén involucrados todos los días en todas las áreas de la organización.
¿Qué es la estandarización?
La estandarización es una herramienta de mejora continua que se refiere a la documentación de las mejores prácticas actuales para una actividad concreta, por ser la más fácil y segura de alcanzar y mantener un nivel de calidad definido. Una vez formado un estándar, se puede seguir mejorando y ayudar a crear un nuevo estándar, y así sucesivamente.
¿Qué es la resolución avanzada de problemas?
La resolución avanzada de problemas es la capacidad de solucionar problemas complejos, como la reducción de desperdicios, impulsando equipos multifuncionales y herramientas digitales.
