Los desafíos de la gestión de equipos remotos

La actual situación mundial debido al COVID-19 ha hecho que muchas empresas hayan solicitado que sus trabajadores realicen sus tareas diarias en formato teletrabajo, desde sus casas. Estas medidas se adoptaron en respuesta al consejo de gobierno, de limitar la exposición al virus. Sin embargo, en el caso de las empresas cuyas rutinas diarias no están orientadas a lo digital, y que no han planificado tal escenario, existe una alta probabilidad de que este cambio repentino haya tenido un impacto negativo inmediato en el negocio.

Cuando las operaciones en equipo se orientan hacia el teletrabajo, tienden a tratar de llevar sus rutinas de la oficina con ellos y reproducirlas en el espacio remoto. Esto puede dar lugar a una serie de problemas, el más común de los cuales es la falta de coordinación entre los diferentes miembros del equipo. Los líderes suelen descubrir que los miembros de su equipo comparten tareas/entregables sin saberlo o que los productos entregados por los miembros del equipo no cumplen con los requisitos. Otra preocupación que los líderes pueden enfrentar es la ausencia inherente de visibilidad de las actividades del equipo. Esto puede dar lugar a una capacidad desigual, ya que la carga de trabajo de cada miembro del equipo no puede medirse fácilmente. Las personas que teletrabajan describen la colaboración y la comunicación como su mayor desafío cuando lo hacen a distancia.

Desafíos del teletrabajo

Para subrayar otro desafío, utilicemos el ejemplo de un miembro de equipo que requiere la asistencia del líder en formato teletrabajo vs. en una oficina física. En una oficina física, es sólo cuestión de pasar por el despacho del líder y pedir ayuda. En contraste, en formato teletrabajo con dificultades, el miembro del equipo tendría que llamar al líder de equipo y esperar a que esté disponible en ese momento. Como resultado, el miembro de equipo a menudo intentaría seguir sin la ayuda del líder o llamaría a un miembro del equipo, interrumpiendo la realización de las tareas de este.

Para superar esto, el líder puede considerar conveniente organizar reuniones diarias virtuales. Al igual que sus homólogos no virtuales, es demasiado común que estas reuniones online empiecen tarde, lo que provoca una sensación de inquietud entre los funcionarios que empiezan a ver una parte crucial del día como una pérdida de tiempo y esfuerzo. Esto puede agravarse por el hecho de que un miembro de equipo tenga que participar en varias reuniones, cada una con los mismos problemas. Si a esto se añade el trabajo con tecnología y herramientas con las que los equipos no han sido entrenados para trabajar, queda muy claro por qué las empresas todavía tienden a preferir el clásico entorno de oficina frente al entorno online.

Los desafíos que se han examinado anteriormente tienen varias causas raíz en común. La más común entre ellas es el hecho de que las empresas han tenido que cambiar a una forma radicalmente diferente de trabajar, sin haber construido nunca una estructura para estas nuevas rutinas diarias. Debemos tener en cuenta que muchos líderes de equipo han recibido poca o ninguna formación oficial para mantener un equipo en teletrabajo y, por lo tanto, tendrán dificultades para establecer estándares efectivos para maximizar el rendimiento y la eficiencia del equipo. Sin estándares adecuados para la divulgación de la información y la realización de una reunión apropiada, es natural que los equipos no obtengan todo el beneficio de la sesión de briefing diaria. Además de los estándares adecuados, también es importante que los líderes sean conscientes del gran número de herramientas a su disposición para ayudarlos en la gestión diaria de sus equipos.

En un ambiente de oficina, la mayoría de los equipos comenzarán su día con una sesión de briefing diaria o para alinear las expectativas y resultados diarios con los miembros del equipo. Así que, con todas las preocupaciones anteriores en mente, ahora diseñaremos el entorno ideal de reunión de equipo virtual. Una reunión diaria de equipo debe iniciarse exactamente a la misma hora todos los días, sin excepción. Esto asegura que los miembros del equipo desarrollen su rutina diaria alrededor de la reunión, lo que minimiza el absentismo y retrasos. Al comunicar virtualmente, la mejor manera es participar en un video chat (seguido de audio, Messenger y correo electrónico). Una reunión visual no sólo permite una mejor comunicación, sino que también permite el uso de herramientas visuales que facilitan la reunión, a través de la pantalla compartida.

La reunión diaria debe tener una agenda estructurada que siga un plan de trabajo, indicadores de rendimiento y un ciclo de mejora. Esto ayudará a gestionar más eficazmente el trabajo realizado, así como la motivación y la energía del equipo. Los progresos pueden supervisarse mediante señales de tráfico; los indicadores de rendimiento deben ser fáciles de comprender, actualizar e interpretar para que los miembros del equipo puedan seguir mejor su propio rendimiento, así como el del equipo en general. Esto también debe aumentar el sentido de responsabilidad entre los miembros, cuando el plan de trabajo sea claro para todos y compartido. Ser elogiado públicamente por un buen trabajo puede ser una gran motivación para el rendimiento y el buen trabajo.

Cuando se asignan tareas, es mejor dividirlas en pequeños sprints (de unos 90-120 minutos cada uno), cada uno con su propio objetivo establecido. Esto ayuda a los miembros del equipo a mantener su ritmo de trabajo y facilita el seguimiento. El cumplimiento de los objetivos del plan de trabajo significa que el equipo sigue en el camino de sus resultados diarios. De esta manera, el líder puede proporcionar una mejor orientación y asistencia a su equipo. Además, completar las entregas diarias permite que los colaboradores desconecten después del trabajo – es una de las peleas más comunes del teletrabajo.

Los líderes de equipos remotos también deben tratar de aprovechar al máximo el software que tienen a su disposición. Tener una plataforma centralizada de intercambio de archivos como Dropbox o OneDrive es crucial. SharePoint puede permitir a los miembros del equipo editar simultáneamente documentos y programas almacenados en esta plataforma centralizada. Tener una sala de chat de equipo en Slack o en los Microsoft Teams puede ayudar a mantener una comunicación fluida entre los miembros del equipo. La utilización de una herramienta de análisis de datos poderosa pero accesible, como Power BI o Tableau, permite comunicar los datos de tal manera que puedan contar una historia. Herramientas como Microsoft Teams, Miro o Trello son de gran ayuda para que los líderes construyan cuadros digitales y gestionen las reuniones de forma remota. Para aquellos que prefieran utilizar las herramientas que ya tienen, estos elementos de reunión pueden ser creados en Excel o PowerPoint, con el líder del equipo compartiendo su pantalla. Independientemente de la herramienta utilizada, los líderes deben compartir la agenda de la reunión con el equipo y estimular a los miembros del equipo a participar de manera ordenada, creando dinámicas y asegurando la participación de todos.

                Dashboard de Power BI con indicadores de rendimiento específicos para cada colaborador

Dado que ahora más empresas se han visto obligadas a trabajar a distancia, al menos de momento, es fácil prever que con los colaboradores que han experimentado los posibles beneficios en persona, esto pronto se convertirá en algo normal y no en la excepción. Corresponde ahora a las empresas y a los propietarios de los negocios asegurarse de que están preparados para aprovechar esta nueva realidad. El rediseño de los procesos empresariales para aprovechar los beneficios del teletrabajo puede resultar en una ventaja competitiva cuando la economía esté lista para recuperarse.

Fuente: Kaizen Institute Blog